Charte d'utilisation des systèmes d'information générée par IA pour une utilisation en France
PDF & Word - 2026 Mis à jour

La présente Charte d'utilisation des systèmes d'information a pour objet de définir les règles d'utilisation des ressources informatiques et des systèmes d'information de la Société par l'ensemble des Utilisateurs.

La Société désigne l'entité employant l'Utilisateur et mettant à sa disposition lesdits systèmes d'information.

L'Utilisateur désigne toute personne physique employée par la Société ou agissant en son nom et ayant accès aux systèmes d'information de la Société.

La présente Charte s'applique à l'ensemble des Utilisateurs dès lors qu'ils utilisent les ressources informatiques de la Société.

La présente Charte a été soumise pour avis au Comité Social et Économique (CSE) le [date]. Elle est annexée au règlement intérieur de la Société.

La présente Charte s'applique à tous les systèmes d'information de la Société incluant notamment les ordinateurs, les serveurs, les réseaux, les applications, les messageries électroniques et les dispositifs de stockage.

L'Utilisateur s'engage à respecter les dispositions de la présente Charte pour toute utilisation des systèmes d'information qu'elle soit effectuée sur le lieu de travail ou en télétravail.

La présente Charte est conforme au droit français et notamment au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données dit RGPD ainsi qu'à la Directive (UE) 2019/1937 du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union.

L'Utilisateur doit respecter les mesures de protection contre les menaces informatiques incluant la gestion des mots de passe, la détection des intrusions et les protocoles de sécurité établis par la Société.

La longueur minimale des mots de passe doit être d'au moins 12 caractères.

L'Utilisateur s'engage à ne pas partager son mot de passe avec quiconque et à le modifier régulièrement conformément aux instructions de la Société.

L'Utilisateur doit signaler immédiatement à la Société toute suspicion d'intrusion ou de compromission de ses identifiants d'accès.

L'Utilisateur s'engage à utiliser les systèmes d'information de la Société uniquement à des fins professionnelles et dans le respect des objectifs de la Société.

L'Utilisateur s'interdit d'utiliser les ressources informatiques pour des activités personnelles excessives ou pour des activités illicites.

L'Utilisateur doit veiller à la confidentialité des données traitées et à ne pas divulguer d'informations sensibles sans autorisation préalable de la Société.

Le droit à la déconnexion est garanti par la Société conformément à l'article L.2242-17 du Code du travail. Les Utilisateurs ne sont pas tenus de répondre aux courriels, appels ou messages professionnels en dehors de leurs horaires de travail habituels, sauf en cas d'urgence ou de circonstances exceptionnelles. La Société encourage une utilisation raisonnable des outils numériques en dehors des heures de travail et s'engage à ne pas exercer de pression pour une connexion permanente.

L'utilisation des ressources informatiques à des fins personnelles est tolérée de manière limitée, à condition qu'elle soit raisonnable, qu'elle n'entrave pas l'activité professionnelle, qu'elle n'engendre aucun coût supplémentaire pour la Société et qu'elle ne compromette pas la sécurité des systèmes d'information.

Cette utilisation doit se faire pendant les pauses ou en dehors des horaires de travail et respecter les dispositions de la présente Charte, notamment en matière de sécurité et de protection des données.

La Société se réserve le droit de contrôler l'usage des ressources conformément à la section Contrôles et surveillance. L'utilisateur est informé que les données personnelles issues d'une utilisation privée restent soumises aux règles de confidentialité et que la Société ne saurait être tenue responsable en cas de perte ou de divulgation.

L'Utilisateur s'engage à traiter les données à caractère personnel conformément aux dispositions du RGPD et aux politiques internes de la Société en matière de protection des données.

L'Utilisateur doit obtenir le consentement approprié ou s'assurer de l'existence d'une base légale avant de collecter ou de traiter des données personnelles.

En cas de violation de données personnelles l'Utilisateur doit en informer sans délai le délégué à la protection des données de la Société.

La Société tient un registre des activités de traitement des données personnelles conformément à l'article 30 du RGPD. Un Délégué à la Protection des Données (DPO) est désigné et peut être contacté à l'adresse [email du DPO].

Les traitements de données respectent les principes de minimisation des données et de limitation des finalités. L'Utilisateur s'engage à ne collecter que les données strictement nécessaires et à les traiter uniquement pour les finalités explicites, légitimes et déterminées.

Conformément au RGPD, les Utilisateurs disposent d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité de leurs données personnelles. Ces droits peuvent être exercés auprès du DPO par email ou par courrier. Toute demande sera traitée dans un délai d'un mois.

En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, la Société notifiera la CNIL dans les 72 heures et, le cas échéant, communiquera l'information aux personnes concernées.

L'Utilisateur bénéficie de la protection prévue par la Directive (UE) 2019/1937 lorsqu'il signale de bonne foi des violations du droit de l'Union dans le cadre de l'utilisation des systèmes d'information.

La Société s'engage à ne pas exercer de représailles à l'encontre de l'Utilisateur qui effectue un tel signalement conformément à la réglementation applicable.

Conformément à l'article L.1121-1 du Code du travail, tout contrôle ou surveillance mis en œuvre par la Société doit être justifié par la nature de la tâche à accomplir et proportionné au but recherché. La Société s'engage à respecter le principe de nécessité et de proportionnalité dans tout dispositif de surveillance.

Les types de contrôles autorisés incluent : la surveillance des connexions réseau à des fins de sécurité, l'enregistrement des logs d'accès, la vérification des contenus des équipements professionnels, et l'utilisation d'outils de détection d'incidents. La surveillance des courriels et des fichiers est limitée aux cas justifiés (sécurité, maintenance, suspicion d'usage abusif ou illicite).

Une distinction est faite entre les données professionnelles et les données personnelles. Les fichiers ou dossiers expressément identifiés comme personnels par l'Utilisateur (ex. : dossier nommé "PERSONNEL") ne seront consultés qu'en présence de l'intéressé ou en cas de risque grave pour la Société, après information préalable.

Les Utilisateurs sont informés à l'avance de la mise en place de tout dispositif de contrôle ou de surveillance, par la présente Charte et par tout autre moyen approprié (note de service, affichage). Cette information précise la finalité, les modalités et la durée de conservation des données collectées.

Si un traitement de données de surveillance entre dans le champ des formalités préalables, la Société procède aux déclarations ou demandes d'autorisation auprès de la CNIL lorsque cela est requis par la réglementation applicable.

En cas de traitement automatisé susceptible de produire des effets juridiques ou d'affecter significativement les Utilisateurs, ces derniers disposent des droits prévus par le RGPD, notamment d'obtenir une explication des décisions prises et de contester celles-ci auprès de la Société ou de la CNIL.

Les données issues des contrôles et de la surveillance sont conservées pour une durée limitée, conformément aux durées précisées dans la Politique de Protection des Données de la Société, et ne sont utilisées qu'aux finalités déclarées.