Procédure de signalement des alertes générée par IA pour utilisation en France
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1. Introduction - 3 2. Cadre Légal - 3 3. Champ d'Application - 4 4. Obligations Légales - 4 5. Procédure de Signalement Interne - 5 6. Réception et Enregistrement des Alertes - 6 7. Instruction et Investigation - 6 8. Confidentialité et Protection des Données - 7 9. Protection contre les Mesures de Représailles - 8 10. Signalement Externe - 9 11. Formation et Sensibilisation - 10 12. Indicateurs de Performance et Audit - 10 13. Traitement des Alertes de Mauvaise Foi - 11 14. Dispositions Diverses - 11 15. Annexes - 12 16. Signature - 13

La présente Procédure de Signalement des Alertes Internes vise à établir un cadre structuré et sécurisé permettant aux lanceurs d'alerte de signaler, de bonne foi, des violations ou des risques de violation du droit français, du droit de l'Union européenne ou du code d'éthique de l'entreprise. Elle promeut une culture d'intégrité, de transparence et de responsabilité, tout en prévenant les risques potentiels.

Conformément à la loi Sapin II et à la Directive (UE) 2019/1937, cette procédure garantit une protection renforcée contre toute forme de représailles aux personnes signalant de bonne foi. Elle s'applique sans préjudice des autres dispositifs de signalement existants et s'inscrit dans le respect des principes de confidentialité et de protection des données personnelles.

La présente procédure est établie conformément à la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (loi Sapin II), qui impose la mise en place de dispositifs de recueil des signalements.

Elle intègre la transposition complète de la Directive (UE) 2019/1937 via la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 (loi Waserman), qui renforce la protection des lanceurs d'alerte.

Elle fait référence aux articles L. 1132-3-3 et suivants du Code du travail relatifs à la protection contre les représailles, ainsi qu'aux lignes directrices de la CNIL sur les systèmes de whistleblowing (délibération n° 2019-089 du 28 mars 2019 et mises à jour ultérieures).

L'ensemble des dispositions assure la conformité aux exigences légales applicables en France, y compris le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Cette procédure s'applique à l'ensemble des activités de l'entreprise et couvre les violations ou risques de violation du droit français, du droit de l'Union européenne, ainsi que du code d'éthique ou de conduite de l'entreprise.

Elle s'adresse à tous les lanceurs d'alerte potentiels, y compris les salariés, les anciens salariés, les candidats à un emploi, les stagiaires, les alternants, les actionnaires, les partenaires, les sous-traitants, les fournisseurs et toute tierce partie en relation avec l'entreprise, conformément à la loi Sapin II et à la Directive (UE) 2019/1937.

Conformément à la loi Sapin II et à la loi Waserman, les entreprises d'au moins 50 salariés doivent établir des canaux de signalement interne sécurisés et accessibles.

L'entreprise s'engage à protéger les lanceurs d'alerte contre toute forme de représailles, y compris le licenciement, la rétrogradation, le harcèlement ou toute mesure discriminatoire, en application des articles L. 1132-3-3 et suivants du Code du travail.

Les lanceurs d'alerte ont le droit de procéder à un signalement externe sans avoir préalablement utilisé les canaux internes, notamment en cas de danger imminent, de risque de représailles ou si les canaux internes sont inappropriés.

Les restrictions aux signalements anonymes sont interdites si elles risquent de dissuader les lanceurs d'alerte ; les signalements anonymes sont acceptés et traités avec la même diligence.

La durée de conservation des données relatives aux alertes est limitée à deux mois pour les signalements non fondés n'ayant donné lieu à aucune mesure disciplinaire ou judiciaire, conformément aux recommandations de la CNIL et aux principes du RGPD. Une durée plus longue est autorisée uniquement en cas de procédure en cours.

Un référent impartial, indépendant des fonctions opérationnelles liées aux sujets signalés, est désigné pour recevoir et traiter les alertes.

Plusieurs canaux de signalement sécurisés et confidentiels sont mis à disposition : une hotline dédiée, une boîte aux lettres physique sécurisée et une plateforme numérique chiffrée.

Un accusé de réception est adressé au lanceur d'alerte dans un délai maximum de sept jours suivant la réception de l'alerte, sauf si le lanceur d'alerte demande expressément le contraire ou si cela risquerait de compromettre l'enquête.

Un retour d'information sur les mesures envisagées ou prises est fourni dans un délai de trois mois à compter de l'accusé de réception.

En cas de menace grave ou imminente pour l'intérêt général, le lanceur d'alerte peut procéder directement à un signalement externe sans utiliser les canaux internes.

La présente procédure entre en vigueur à compter de sa date d'approbation par la direction.

Le référent désigné est responsable du traitement des alertes internes dans le respect des principes d'impartialité et de confidentialité.

Toutes les alertes reçues sont enregistrées de manière sécurisée et confidentielle dans un système dédié, accessible uniquement aux personnes habilitées.

Une procédure de triage immédiat est mise en œuvre pour évaluer la gravité, l'urgence et la recevabilité de l'alerte.

La durée de conservation des alertes n'ayant pas donné lieu à des mesures disciplinaires ou judiciaires est limitée à deux mois à compter de la clôture de l'instruction, conformément aux recommandations de la CNIL et au RGPD.

L'instruction est confiée à un enquêteur impartial et indépendant des faits signalés, garantissant l'objectivité, l'équité et l'exhaustivité de l'enquête.

Des protocoles stricts de confidentialité sont appliqués tout au long de l'investigation afin de protéger l'identité du lanceur d'alerte et des personnes concernées.

La personne mise en cause est informée des allégations à son encontre et dispose du droit de présenter sa défense (droit de la défense), dans le respect du contradictoire et des principes du RGPD.

L'investigation est menée dans un délai maximal de trois mois, susceptible d'être prolongé de manière justifiée et documentée.

Toutes les étapes de l'enquête sont documentées de manière objective, précise et conforme aux exigences du RGPD, dans un dossier sécurisé.

L'accès aux informations est strictement limité sur la base du besoin d'en connaître (need-to-know). Des systèmes informatiques sécurisés, certifiés si possible, sont utilisés.

La pseudonymisation ou l'anonymisation des données est mise en œuvre lorsque cela est feasible, sans compromettre l'efficacité du traitement.

Une analyse d'impact relative à la protection des données (DPIA) est réalisée préalablement à la mise en œuvre du système de signalement, conformément au RGPD.

En cas de violation de données à caractère personnel présentant un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, une notification est effectuée auprès de la CNIL et des personnes concernées dans un délai de 72 heures.

Les durées de conservation des données sont limitées au strict nécessaire, en ligne avec les recommandations de la CNIL et les principes du RGPD.

L'entreprise interdit et s'engage à prévenir toute mesure de représailles à l'encontre des lanceurs d'alerte agissant de bonne foi, telles que le licenciement, la suspension, la rétrogradation, le harcèlement, la discrimination, ou toute autre mesure défavorable.

En cas de litige relatif à des mesures de représailles, la charge de la preuve est inversée : il appartient à l'employeur de démontrer que les mesures prises ne sont pas liées au signalement.

L'entreprise met à disposition des mesures de soutien, notamment une assistance juridique, un soutien psychologique et un accompagnement adapté.

Les lanceurs d'alerte peuvent saisir le juge des référés pour obtenir des mesures provisoires interdisant les représailles (interim relief).

Ces protections s'inscrivent dans le cadre des articles L. 1132-3-3 et suivants du Code du travail et de la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022.

Le signalement externe auprès des autorités compétentes est protégé et autorisé sans épuisement préalable des canaux internes dans les cas suivants : risque imminent de préjudice grave pour l'intérêt général, risque de représailles, ou lorsque les canaux internes sont inappropriés ou risquent de compromettre l'efficacité du signalement, conformément à la loi Waserman.

Les autorités externes appropriées incluent le Défenseur des droits, la CNIL, le Procureur de la République, les autorités administratives indépendantes sectorielles, ainsi que les institutions, organes ou organismes de l'Union européenne.

La liste complète des autorités externes avec leurs coordonnées est fournie en annexe et mise à jour régulièrement.

Des programmes de formation obligatoires sont dispensés à l'ensemble du personnel. Ils couvrent le contenu de la présente procédure, les protections légales, les modalités de signalement et les conséquences des signalements de mauvaise foi.

Des formations plus approfondies sont prévues pour les managers, le référent désigné et les personnes impliquées dans le traitement des alertes.

Des communications régulières de sensibilisation sont diffusées tout au long de l'année, en complément de la formation annuelle.

Les registres de formation sont conservés et attestent de la participation de chaque collaborateur.

L'efficacité du dispositif est mesurée au moyen d'indicateurs clés : nombre d'alertes reçues, pourcentage d'alertes fondées, délai moyen de traitement, résultats d'enquêtes de confiance des salariés et efficacité des mesures de protection.

Des audits indépendants (internes ou externes) sont réalisés au moins une fois par an. Les résultats sont présentés à la direction générale ou au conseil d'administration.

L'entreprise s'engage à mettre en œuvre des actions d'amélioration continue fondées sur les conclusions des audits et du suivi des indicateurs.

Les signalements délibérément mensongers ou de mauvaise foi peuvent entraîner des sanctions disciplinaires à l'encontre de leur auteur, conformément au règlement intérieur et au Code du travail.

Les signalements effectués de bonne foi, même s'ils s'avèrent inexacts ou non fondés, bénéficient de l'ensemble des protections prévues par la présente procédure et par la loi.

La qualification de mauvaise foi est déterminée par des éléments objectifs et concordants démontrant l'intention de nuire. Cette appréciation ne doit en aucun cas dissuader les signalements légitimes.

Le référent whistleblowing (ou le responsable désigné) est chargé de la réception, du triage, du suivi et du reporting des alertes dans le respect de l'indépendance et de l'impartialité.

La direction et les managers à tous les niveaux ont la responsabilité de promouvoir la procédure, de veiller à son application et de protéger les lanceurs d'alerte.

Chaque salarié et tiers concerné doit prendre connaissance de la procédure et coopérer loyalement en cas de signalement ou d'enquête.

Le Délégué à la Protection des Données (DPO) est consulté sur tous les aspects relatifs au traitement des données personnelles dans le cadre de cette procédure.

La présente procédure fait l'objet d'une revue périodique au moins tous les deux ans ou à l'occasion de toute modification législative significative.

Les annexes font partie intégrante de la présente procédure et comprennent : (1) un formulaire de signalement clair, accessible et permettant l'usage anonyme ; (2) la liste des autorités externes avec leurs coordonnées actualisées ; (3) le code de conduite de l'entreprise ; (4) un résumé des protections légales accordées aux lanceurs d'alerte.

Le référent désigné est identifié par sa fonction et non par son nom. Les modèles et ressources sont tenus à disposition de l'ensemble du personnel via l'intranet ou sur demande.

La présente procédure a été approuvée et entre en vigueur à compter de sa date d'approbation.

Version control : Version | Date d'approbation | Date de diffusion | Auteur | Description des modifications 1.0 | [Date] | [Date] | Direction | Création initiale

Pour l'entreprise (représentant légal) : ______________________________ Nom, fonction et signature Le Référent Signalement des Alertes : ______________________________ Nom, fonction et signature

La procédure sera communiquée à l'ensemble du personnel et rendue facilement accessible (intranet, affichage, remise lors de l'accueil).