Que signifie le sort final dans un tableau de gestion des archives ?

Le sort final indique ce qu’il faut faire à l’issue de la durée de conservation : destruction sécurisée, archivage définitif ou réévaluation.

Un tableau de gestion documentaire aide-t-il à respecter le RGPD ?

Oui, il aide à appliquer les principes du RGPD, notamment la limitation de la conservation des données personnelles et la traçabilité des décisions d’archivage.

Un modèle de tableau de conservation des documents suffit-il pour une entreprise ?

Oui, mais il doit être adapté à l’activité de l’entreprise, aux catégories de documents traités et aux obligations légales propres à son secteur.

À quelle fréquence mettre à jour un tableau de gestion des archives ?

Il est recommandé de le réviser régulièrement, notamment en cas de changement légal, organisationnel, technologique ou de nouvelles catégories de documents.

Quelle différence entre tableau de gestion des documents et politique de rétention des données ?

Le tableau de gestion liste les documents et leurs durées de conservation ; la politique de rétention définit les règles, responsabilités et procédures internes.

Comment ce tableau aide-t-il à créer une politique de rétention des données ?

Il fournit une base structurée pour rédiger une politique claire, cohérente et adaptée aux obligations françaises en matière de conservation et d’archivage.

Le tableau de gestion des archives remplace-t-il un conseil juridique ?

Non. Il constitue une aide documentaire, mais ne remplace pas les conseils d’un avocat, d’un DPO ou d’un expert conformité.

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Tableau De Gestion Des Documents Et Archives D’Entreprise En France

Créé: 7 Jun 2026

Ce tableau aide les entreprises à structurer, suivre et appliquer leurs règles de conservation documentaire. Il complète la Politique de rétention des données et de gestion des archives générée par IA pour une utilisation en France en rendant les obligations plus claires et exploitables.

Famille documentaire	Règle de classement	Durée d’accès courant	Sort final	Responsable documentaire
Statuts de société
Juridique	Juridique / Société / Statuts / Version signée	Vie de la société	Archivage définitif	Direction juridique
Extrait Kbis
Administratif	Administratif / Société / Kbis / Année	1 an ou jusqu’à remplacement	Destruction programmée	Secrétariat général
Registre des bénéficiaires effectifs
Juridique	Juridique / Gouvernance / RBE	Vie de la société	Archivage intermédiaire	Direction juridique
Registre des mouvements de titres
Juridique	Juridique / Capital / Mouvements de titres	Vie de la société	Archivage définitif	Direction juridique
Procès-verbal d’assemblée générale
Juridique	Juridique / Gouvernance / AG / Année	5 ans puis archives	Archivage définitif	Direction juridique
Comptes annuels approuvés
Comptable et fiscal	Finance / Comptes annuels / Exercice	10 ans	Archivage intermédiaire	Direction financière
Grand livre comptable
Comptable et fiscal	Finance / Comptabilité / Grand livre / Exercice	10 ans	Destruction programmée	Direction financière
Livre-journal comptable
Comptable et fiscal	Finance / Comptabilité / Journal / Exercice	10 ans	Destruction programmée	Direction financière
Balance comptable
Comptable et fiscal	Finance / Comptabilité / Balances / Exercice	10 ans	Destruction programmée	Direction financière
Pièce justificative comptable
Comptable et fiscal	Finance / Justificatifs / Exercice / Nature	10 ans	Destruction programmée	Direction financière
Facture client
Comptable et fiscal	Finance / Ventes / Factures clients / Exercice	10 ans	Destruction programmée	Comptabilité clients
Facture fournisseur
Comptable et fiscal	Finance / Achats / Factures fournisseurs / Exercice	10 ans	Destruction programmée	Comptabilité fournisseurs
Déclaration de TVA
Comptable et fiscal	Fiscal / TVA / Déclarations / Exercice	6 ans minimum	Archivage intermédiaire	Responsable fiscal
Liasse fiscale
Comptable et fiscal	Fiscal / IS / Liasse fiscale / Exercice	6 ans minimum	Archivage intermédiaire	Responsable fiscal
Avis d’imposition CFE
Comptable et fiscal	Fiscal / Impôts locaux / CFE / Exercice	6 ans minimum	Destruction programmée	Responsable fiscal
Relevé bancaire professionnel
Comptable et fiscal	Finance / Banque / Relevés / Compte / Année	10 ans recommandé	Destruction programmée	Trésorerie
Contrat de prêt bancaire
Comptable et fiscal	Finance / Financement / Prêts / Banque	Durée du prêt + 5 ans	Archivage intermédiaire	Direction financière
Contrat commercial client
Commercial	Commercial / Clients / Contrats / Client	Exécution + 5 ans	Archivage intermédiaire	Direction commerciale
Contrat fournisseur
Commercial	Achats / Fournisseurs / Contrats / Fournisseur	Exécution + 5 ans	Archivage intermédiaire	Direction achats
Bon de commande client
Commercial	Commercial / Commandes / Client / Année	5 ans	Destruction programmée	Administration des ventes
Bon de livraison
Commercial	Opérations / Livraisons / Client / Année	5 ans	Destruction programmée	Logistique
Devis signé
Commercial	Commercial / Devis signés / Client / Année	5 ans après exécution	Destruction programmée	Direction commerciale
Devis non accepté
Commercial	Commercial / Devis perdus / Année	3 ans recommandé	Destruction programmée	Direction commerciale
Correspondance commerciale
Commercial	Commercial / Correspondances / Client / Année	5 ans si probante	Destruction programmée	Direction commerciale
Dossier de réclamation client
Commercial	Service client / Réclamations / Client / Année	5 ans après clôture	Destruction programmée	Service client
Dossier contentieux commercial
Juridique	Juridique / Contentieux / Dossier / Année	Clôture + 5 ans minimum	Archivage intermédiaire	Direction juridique
Contrat de travail
Ressources humaines	RH / Salariés / Matricule / Contrat	Emploi + 5 ans	Archivage intermédiaire	Ressources humaines
Avenant au contrat de travail
Ressources humaines	RH / Salariés / Matricule / Avenants	Emploi + 5 ans	Archivage intermédiaire	Ressources humaines
Bulletin de paie employeur
Ressources humaines	RH / Paie / Bulletins / Salarié / Année	5 ans	Destruction programmée	Service paie
Livre de paie
Ressources humaines	RH / Paie / Livre de paie / Année	5 ans minimum	Archivage intermédiaire	Service paie
Déclaration sociale nominative
Ressources humaines	RH / Déclarations sociales / DSN / Mois	6 ans recommandé	Archivage intermédiaire	Service paie
DPAE
Ressources humaines	RH / Embauche / DPAE / Salarié	5 ans recommandé	Destruction programmée	Ressources humaines
Registre unique du personnel
Ressources humaines	RH / Registres / Personnel	5 ans après départ	Archivage intermédiaire	Ressources humaines
Dossier salarié
Ressources humaines	RH / Salariés / Matricule / Dossier individuel	Emploi + durées légales	Archivage intermédiaire	Ressources humaines
Dossier candidat non retenu
Ressources humaines	RH / Recrutement / Candidats non retenus	2 ans avec accord	Destruction programmée	Recrutement
CV candidat retenu
Ressources humaines	RH / Salariés / Matricule / Recrutement	Emploi + dossier salarié	Archivage intermédiaire	Ressources humaines
Entretien annuel d’évaluation
Ressources humaines	RH / Salariés / Matricule / Évaluations	Jusqu’à l’évaluation suivante	Destruction programmée	Ressources humaines
Dossier disciplinaire salarié
Ressources humaines	RH / Salariés / Matricule / Discipline	3 ans par sanction	Destruction programmée	Ressources humaines
Arrêt de travail
Ressources humaines	RH / Absences / Maladie / Salarié	Durée paie + contrôle	Destruction programmée	Service paie
Demande de congés
Ressources humaines	RH / Temps / Congés / Salarié / Année	3 ans recommandé	Destruction programmée	Ressources humaines
Feuille de temps
Ressources humaines	RH / Temps / Pointage / Salarié / Mois	3 ans recommandé	Destruction programmée	Ressources humaines
Contrat de mutuelle collective
Ressources humaines	RH / Protection sociale / Mutuelle	Contrat + 5 ans	Archivage intermédiaire	Ressources humaines
DUERP
Ressources humaines	HSE / Santé sécurité / DUERP / Version	40 ans	Archivage intermédiaire	Responsable HSE
Fiche d’exposition professionnelle
Ressources humaines	HSE / Expositions / Salarié	Jusqu’à 50 ans selon risque	Archivage intermédiaire	Responsable HSE
Dossier de formation salarié
Ressources humaines	RH / Formation / Salarié / Année	Emploi + 5 ans recommandé	Destruction programmée	Formation RH
Convention de stage
Ressources humaines	RH / Stagiaires / Convention / Année	5 ans recommandé	Destruction programmée	Ressources humaines
Accord d’entreprise
Ressources humaines	RH / Relations sociales / Accords	Durée accord + 5 ans	Archivage définitif	Relations sociales
Procès-verbal CSE
Ressources humaines	RH / CSE / PV / Année	5 ans recommandé	Archivage intermédiaire	Relations sociales
Registre spécial CSE
Ressources humaines	RH / CSE / Registres	5 ans recommandé	Archivage intermédiaire	Relations sociales
Police d’assurance entreprise
Administratif	Administratif / Assurances / Police / Année	Contrat + 5 ans	Archivage intermédiaire	Services généraux
Attestation d’assurance
Administratif	Administratif / Assurances / Attestations / Année	Validité + 5 ans	Destruction programmée	Services généraux
Bail commercial
Juridique	Juridique / Immobilier / Baux / Site	Bail + 5 ans minimum	Archivage intermédiaire	Direction juridique
Titre de propriété immobilière
Juridique	Juridique / Immobilier / Propriété / Acte	Durée de propriété	Archivage définitif	Direction juridique
Permis de construire
Administratif	Immobilier / Autorisations / Permis / Site	Vie de l’ouvrage	Archivage définitif	Direction immobilière
Dossier de maintenance bâtiment
Opérationnel	Immobilier / Maintenance / Site / Année	Équipement + 5 ans	Destruction programmée	Services généraux
Registre de sécurité ERP
Administratif	HSE / Sécurité incendie / Registre / Site	Vie du site	Archivage intermédiaire	Responsable sécurité
Contrôle périodique sécurité
Opérationnel	HSE / Vérifications périodiques / Équipement	Jusqu’au contrôle suivant + 5 ans	Destruction programmée	Responsable HSE
Dossier d’accident du travail
Ressources humaines	RH / Santé sécurité / Accidents / Salarié	5 ans minimum recommandé	Archivage intermédiaire	RH et HSE
Registre des traitements RGPD
Juridique	DPO / RGPD / Registre des traitements	Tant que traitements actifs	Archivage intermédiaire	DPO
Analyse d’impact DPIA
Juridique	DPO / RGPD / AIPD / Traitement	Vie du traitement + preuve	Archivage intermédiaire	DPO
Demande d’exercice de droits RGPD
Juridique	DPO / RGPD / Droits personnes / Année	Demande + 5 ans	Destruction programmée	DPO
Notification de violation de données
Juridique	DPO / RGPD / Violations / Incident	5 ans recommandé	Archivage intermédiaire	DPO
Politique de confidentialité
Juridique	DPO / RGPD / Informations personnes / Versions	Version active + 5 ans	Archivage intermédiaire	DPO
Consentement marketing
Commercial	Marketing / Consentements / Contact	Jusqu’au retrait + preuve	Destruction programmée	Marketing et DPO
Base de prospection inactive
Commercial	Marketing / Prospection / Contacts inactifs	3 ans après dernier contact	Destruction programmée	Marketing
Journal de connexion SI
Opérationnel	SI / Logs / Système / Mois	6 mois à 1 an	Destruction programmée	DSI
Journal d’accès locaux
Administratif	Sécurité / Accès locaux / Logs / Mois	3 mois recommandé	Destruction programmée	Sécurité site
Vidéosurveillance
Administratif	Sécurité / Vidéoprotection / Site	1 mois maximum en principe	Destruction programmée	Sécurité site et DPO
Cookies et traceurs
Opérationnel	DPO / Cookies / Consentements / Site	13 mois recommandé	Destruction programmée	DPO et marketing digital
Sauvegarde informatique
Opérationnel	SI / Sauvegardes / Application / Cycle	Selon PRA, souvent 30 à 90 jours	Destruction programmée	DSI
Charte informatique
Ressources humaines	SI / Gouvernance / Charte / Versions	Version active + 5 ans	Archivage intermédiaire	DSI et RH
Contrat de licence logicielle
Opérationnel	SI / Licences / Éditeur / Contrat	Contrat + 5 ans	Destruction programmée	DSI
Contrat de sous-traitance RGPD
Juridique	DPO / RGPD / Sous-traitants / Fournisseur	Contrat + 5 ans	Archivage intermédiaire	DPO et juridique
Contrat de prestation de services
Commercial	Juridique / Prestations / Fournisseur ou client	Exécution + 5 ans	Archivage intermédiaire	Direction juridique
NDA ou accord de confidentialité
Juridique	Juridique / Confidentialité / Partie / Année	Durée obligation + 5 ans	Destruction programmée	Direction juridique
Contrat de cession de droits d’auteur
Juridique	Juridique / Propriété intellectuelle / Cessions	Durée droits + 5 ans	Archivage définitif	Direction juridique
Dépôt de marque
Juridique	Juridique / Marques / Dossier INPI	Vie de la marque	Archivage définitif	Direction juridique
Dépôt de brevet
Juridique	Juridique / Brevets / Dossier INPI	Vie du brevet	Archivage définitif	Direction juridique
Dossier appel d’offres public
Commercial	Commercial / Appels d’offres / Marché / Année	5 ans après fin marché	Destruction programmée	Direction commerciale
Marché public signé
Commercial	Commercial / Marchés publics / Contrat	Exécution + 5 ans minimum	Archivage intermédiaire	Direction commerciale
Dossier qualité ISO
Opérationnel	Qualité / ISO / Processus / Version	Version active + cycle audit	Archivage intermédiaire	Responsable qualité
Procédure opérationnelle
Opérationnel	Opérations / Procédures / Processus / Version	Version active + 3 ans	Destruction programmée	Responsable processus
Mode opératoire de production
Opérationnel	Production / Modes opératoires / Ligne / Version	Version active + 3 ans	Destruction programmée	Responsable production
Rapport d’audit interne
Opérationnel	Qualité / Audits internes / Année	3 ans ou cycle certification	Destruction programmée	Responsable qualité
Fiche de non-conformité
Opérationnel	Qualité / Non-conformités / Année	3 à 5 ans selon risque	Destruction programmée	Responsable qualité
Dossier produit technique
Opérationnel	Produit / Dossiers techniques / Référence	Vie produit + 10 ans	Archivage intermédiaire	Direction technique
Notice utilisateur produit
Opérationnel	Produit / Notices / Version	Vie produit + 5 ans	Archivage intermédiaire	Direction technique
Dossier SAV
Commercial	SAV / Dossiers / Client / Produit	Garantie + 5 ans	Destruction programmée	Service après-vente
Inventaire des immobilisations
Comptable et fiscal	Finance / Immobilisations / Inventaire / Exercice	10 ans après sortie	Archivage intermédiaire	Direction financière
Dossier d’achat immobilisation
Comptable et fiscal	Finance / Immobilisations / Dossier / Actif	10 ans après sortie	Destruction programmée	Direction financière
Note de frais
Comptable et fiscal	Finance / Notes de frais / Salarié / Mois	10 ans si justificatif comptable	Destruction programmée	Comptabilité fournisseurs
Justificatif de déplacement
Comptable et fiscal	Finance / Frais / Justificatifs / Année	10 ans si pièce comptable	Destruction programmée	Comptabilité fournisseurs
Dossier de subvention
Administratif	Administratif / Subventions / Financeur / Projet	Convention + 10 ans recommandé	Archivage intermédiaire	Direction financière
Convention de partenariat
Commercial	Partenariats / Conventions / Partenaire	Convention + 5 ans	Archivage intermédiaire	Direction partenariats
Compte rendu de comité de direction
Administratif	Direction / Comités / CODIR / Année	5 ans recommandé	Archivage définitif	Direction générale
Politique interne approuvée
Administratif	Gouvernance / Politiques / Versions	Version active + 5 ans	Archivage intermédiaire	Secrétariat général
Politique de conservation des données
Juridique	DPO / Gouvernance données / Politiques	Version active + 5 ans	Archivage définitif	DPO et juridique

Comment Construire Un Tableau De Gestion Des Archives En France ?

Un tableau efficace doit distinguer les durées opérationnelles courtes, l’archivage intermédiaire imposé par les prescriptions légales et le sort final. En pratique, les pièces comptables et fiscales sont généralement conservées 10 ans, les documents commerciaux 5 ans, certains documents sociaux 5 ans, et les documents fondateurs de la société jusqu’à 5 ans après la radiation.

Quels Documents Doivent Être Détruits Plutôt Que Conservés ?

Les données personnelles ne doivent pas être gardées indéfiniment : candidatures non retenues, contrôles d’accès, prospection commerciale, cookies et données de paie doivent faire l’objet d’une durée définie et d’une destruction programmée ou anonymisation lorsque la finalité disparaît. Cette logique découle notamment du principe de limitation de la conservation prévu par le RGPD.

Quels Documents Méritent Un Archivage Définitif ?

Les statuts, registres légaux, décisions sociales, titres de propriété, contrats stratégiques et dossiers d’immobilisations significatives peuvent justifier une conservation longue ou définitive pour prouver les droits de l’entreprise, retracer sa gouvernance et sécuriser les opérations patrimoniales.

Qui Doit Valider La Suppression Des Archives ?

La destruction ne devrait pas être décidée uniquement par l’utilisateur métier. Les documents sensibles doivent être validés par le responsable documentaire, avec revue conjointe par la direction juridique, la DPO, la finance ou les ressources humaines selon la famille documentaire. Une preuve de destruction doit être conservée pour les archives papier et électroniques.

Tableau de gestion des documents et archives d’entreprise

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