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France : Référentiel Des Catégories De Données Et Durées De Conservation
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Ce référentiel aide à identifier les catégories de données et leurs durées de conservation applicables en France, afin de sécuriser vos pratiques de conformité et d’archivage. Il complète la page Politique de rétention des données et de gestion des archives générée par IA pour une utilisation en France.
Description des données | Finalité de conservation | Durée de conservation | Point de départ du délai | Base légale |
|---|---|---|---|---|
Dossiers clients et contrats | ||||
Contrats, bons de commande, échanges, justificatifs de relation commerciale. | Gestion contractuelle, preuve et suivi client. | 5 ans en archivage probatoire. | Fin de la relation contractuelle. | Contrat Intérêt légitime |
Factures clients et fournisseurs | ||||
Factures, avoirs, mentions fiscales, identité des parties, montants. | Comptabilité, fiscalité et preuve commerciale. | 10 ans. | Clôture de l’exercice comptable. | Obligation légale |
Livres et pièces comptables | ||||
Grand livre, livre-journal, balance, justificatifs comptables. | Tenue comptable, audit et contrôle fiscal. | 10 ans. | Clôture de l’exercice. | Obligation légale |
Documents fiscaux | ||||
Déclarations TVA, liasses fiscales, justificatifs d’impôt, correspondances fiscales. | Respect des obligations fiscales et réponse aux contrôles. | 6 ans minimum, souvent 10 ans avec la comptabilité. | Année d’imposition ou clôture de l’exercice. | Obligation légale |
Données fournisseurs | ||||
Contrats, coordonnées, commandes, livraisons, réclamations, RIB. | Gestion des achats, exécution contractuelle et preuve. | 5 ans, hors pièces comptables conservées 10 ans. | Fin du contrat ou dernière commande. | Contrat Intérêt légitime Obligation légale |
Prospects particuliers | ||||
Nom, coordonnées, préférences, historique de prospection, consentements. | Prospection commerciale et gestion des oppositions. | 3 ans. | Dernier contact actif ou collecte. | Consentement Intérêt légitime |
Prospects professionnels | ||||
Coordonnées professionnelles, fonction, société, interactions commerciales. | Prospection entre professionnels et suivi d’opportunités. | 3 ans. | Dernière interaction ou fin de relation commerciale. | Intérêt légitime |
Listes d’opposition marketing | ||||
Adresse e-mail, téléphone, date et source d’opposition. | Respect des demandes d’opposition et non-sollicitation. | 3 ans ou durée nécessaire à l’opposition. | Date d’opposition. | Obligation légale Intérêt légitime |
Comptes utilisateurs | ||||
Identifiants, profil, paramètres, historique de connexion et d’usage. | Fourniture du service et sécurité du compte. | Durée du compte puis 3 ans d’inactivité. | Dernière activité ou demande de suppression. | Contrat Intérêt légitime |
Données de paiement | ||||
Numéro de carte tronqué, preuve de paiement, transaction, autorisation. | Paiement, réclamation, preuve de transaction et lutte contre la fraude. | 13 mois, ou 15 mois pour carte à débit différé. | Date de débit. | Contrat Obligation légale Intérêt légitime |
Coordonnées bancaires | ||||
IBAN, BIC, titulaire, mandat SEPA, justificatifs de remboursement. | Paiement, remboursement et gestion des mandats. | Durée de la relation puis 5 ans en preuve. | Fin de la relation ou révocation du mandat. | Contrat Intérêt légitime |
Candidatures non retenues | ||||
CV, lettre, notes d’entretien, diplômes, coordonnées, échanges. | Recrutement et constitution d’un vivier de candidats. | 2 ans avec information du candidat. | Dernier contact avec le candidat. | Consentement Intérêt légitime |
Dossiers du personnel | ||||
Contrat, identité, carrière, évaluations, formation, correspondances RH. | Gestion administrative et preuve de la relation de travail. | 5 ans après le départ, sauf obligations plus longues. | Départ du salarié. | Contrat Obligation légale Intérêt légitime |
Bulletins de paie | ||||
Salaire, cotisations, congés, avantages, retenues, identité du salarié. | Paie, obligations sociales et preuve salariale. | 5 ans par l’employeur 50 ans ou jusqu’aux 75 ans en coffre-fort numérique. | Émission du bulletin. | Obligation légale |
Registre unique du personnel | ||||
Identité, emploi, dates d’entrée et sortie, type de contrat. | Traçabilité obligatoire des effectifs. | 5 ans. | Départ du salarié ou stagiaire. | Obligation légale |
Temps de travail et badgeage | ||||
Horaires, badgeages, absences, heures supplémentaires, plannings. | Gestion du temps, paie et respect du droit du travail. | 5 ans pour preuve salariale 1 an pour données détaillées courantes. | Date de l’événement ou de la paie concernée. | Obligation légale Intérêt légitime |
Accidents du travail | ||||
Déclarations, circonstances, certificats, arrêts, échanges avec organismes sociaux. | Déclaration, indemnisation, prévention et preuve sociale. | 5 ans minimum, plus si contentieux ou exposition professionnelle. | Déclaration ou fin de prise en charge. | Obligation légale Intérêt légitime |
Sanctions disciplinaires | ||||
Avertissements, blâmes, mises à pied, preuves, convocations, décisions. | Gestion disciplinaire et défense en contentieux prud’homal. | 3 ans pour sanction invoquée 5 ans en archivage contentieux. | Notification de la sanction. | Intérêt légitime Obligation légale |
Formation professionnelle | ||||
Inscriptions, attestations, évaluations, habilitations, coûts de formation. | Suivi des compétences et obligations de formation. | 5 ans après la formation ou le départ. | Fin de formation ou départ du salarié. | Obligation légale Intérêt légitime |
Notes de frais | ||||
Justificatifs, trajets, repas, hébergement, remboursements, cartes affaires. | Remboursement, comptabilité et contrôle fiscal. | 10 ans avec les pièces comptables. | Clôture de l’exercice. | Obligation légale Contrat |
Vidéosurveillance des locaux | ||||
Images, date, heure, lieu, incidents de sécurité. | Sécurité des personnes et des biens. | 1 mois maximum, sauf incident ou procédure. | Date d’enregistrement. | Intérêt légitime |
Journaux de connexion | ||||
Identifiant, adresse IP, horodatage, actions, succès ou échec. | Sécurité, détection d’incidents et audit des accès. | 6 mois à 1 an selon risque et criticité. | Date de génération du log. | Intérêt légitime Obligation légale |
Cookies analytiques exemptés | ||||
Identifiants de mesure, pages vues, événements, durée de visite, terminal. | Mesure d’audience strictement nécessaire et agrégée. | 13 mois pour traceurs 25 mois pour mesures associées. | Dépôt du traceur ou collecte de la mesure. | Intérêt légitime |
Cookies publicitaires | ||||
Identifiants publicitaires, navigation, segments, préférences, conversions. | Publicité personnalisée, mesure de campagnes et retargeting. | 13 mois pour consentement et traceurs, sauf durée plus courte choisie. | Consentement ou dépôt du traceur. | Consentement |
Demandes de droits RGPD | ||||
Demande, identité, réponse, preuves d’envoi, échanges, décision. | Traitement des droits et preuve de conformité. | 5 ans en preuve pièce d’identité supprimée après vérification. | Clôture de la demande. | Obligation légale Intérêt légitime |
Réclamations clients | ||||
Plainte, correspondances, pièces justificatives, résolution, gestes commerciaux. | Traitement des réclamations et preuve en cas de litige. | 5 ans après clôture. | Clôture de la réclamation. | Contrat Intérêt légitime |
Preuves de consentement | ||||
Horodatage, version du formulaire, finalité, preuve d’acceptation ou retrait. | Démonstration du consentement et gestion du retrait. | Durée du traitement puis 5 ans en preuve. | Retrait du consentement ou fin du traitement. | Consentement Intérêt légitime |
Enregistrements d’appels | ||||
Audio, métadonnées d’appel, identité de l’appelant, motif et issue. | Formation, qualité, preuve ou traitement des demandes. | 6 mois maximum pour enregistrements qualité analyses 1 an. | Date de l’appel. | Intérêt légitime Consentement |
Contrôle d’accès physique | ||||
Badge, identifiant, horaires d’entrée et sortie, zones accédées. | Sécurité des locaux et traçabilité des accès. | 3 mois, sauf incident nécessitant archivage. | Date de l’accès. | Intérêt légitime |
Données biométriques d’accès | ||||
Gabarit biométrique, identifiant, droits d’accès, journaux associés. | Contrôle d’accès à zones sensibles, si strictement nécessaire. | Durée d’habilitation logs limités à quelques mois. | Fin d’habilitation ou départ. | Intérêt légitime Obligation légale |
Habilitations informatiques | ||||
Comptes, rôles, droits, validations, revues d’accès, révocations. | Gestion des droits et sécurité du système d’information. | Durée de l’habilitation puis 1 an en traçabilité. | Révocation ou modification du droit. | Intérêt légitime Obligation légale |
Incidents de sécurité | ||||
Signalements, analyses, journaux, mesures correctives, notifications CNIL. | Gestion des incidents, notification et preuve de conformité. | 5 ans après clôture, selon risque contentieux. | Clôture de l’incident. | Obligation légale Intérêt légitime |
Contentieux et précontentieux | ||||
Mises en demeure, pièces, conclusions, décisions, échanges avocats. | Défense des droits et gestion des litiges. | Durée de la procédure puis délais de recours et prescription applicables. | Décision définitive ou extinction du risque. | Intérêt légitime Obligation légale |
Assurances professionnelles | ||||
Polices, attestations, sinistres, garanties, échanges assureur. | Gestion des garanties, sinistres et preuve contractuelle. | 2 ans en principe 10 ans pour responsabilité décennale. | Événement donnant naissance à l’action ou fin du contrat. | Contrat Obligation légale Intérêt légitime |
Actionnaires et mandataires | ||||
Identité, titres, registres, procès-verbaux, pouvoirs, convocations. | Gouvernance, obligations sociétaires et preuve des décisions. | 5 ans pour documents sociaux 10 ans pour pièces comptables liées. | Fin d’usage ou clôture de l’exercice concerné. | Obligation légale Intérêt légitime |
LCB-FT et KYC | ||||
Identité, bénéficiaires effectifs, justificatifs, vigilance, alertes, opérations. | Vigilance client, conformité LCB-FT et déclarations suspectes. | 5 ans. | Clôture des comptes ou cessation de relation. | Obligation légale |
Garanties produits | ||||
Preuves d’achat, garanties, réparations, échanges SAV, numéros de série. | Exécution des garanties et traitement SAV. | Durée de garantie puis 5 ans en preuve. | Fin de garantie ou clôture du dossier SAV. | Contrat Obligation légale Intérêt légitime |
Livraison et transport | ||||
Adresse, téléphone, suivi colis, preuve de livraison, instructions. | Exécution de la livraison et gestion des litiges transport. | 1 an en opérationnel 5 ans en preuve contractuelle. | Livraison ou clôture de l’incident. | Contrat Intérêt légitime |
Géolocalisation des salariés | ||||
Position, trajets, horaires, véhicule, événements de conduite. | Organisation des interventions, sécurité ou suivi du temps autorisé. | 2 mois en principe 1 an si preuve du temps de travail. | Date de collecte de la position. | Intérêt légitime Obligation légale |
Enquêtes de satisfaction | ||||
Réponses, notation, verbatims, profil client, date d’enquête. | Amélioration de la qualité et analyse de satisfaction. | 3 ans ou anonymisation plus rapide. | Date de réponse ou dernière interaction client. | Intérêt légitime Consentement |
Abonnés newsletter | ||||
E-mail, consentement, préférences, ouvertures, clics, désabonnements. | Envoi de newsletters et mesure d’engagement. | Jusqu’au désabonnement puis 3 ans pour preuve limitée. | Désabonnement ou dernière interaction. | Consentement Intérêt légitime |
Avis clients | ||||
Nom ou pseudonyme, note, commentaire, date, produit ou service. | Publication d’avis, modération et preuve d’authenticité. | Durée de publication puis 5 ans en preuve si litige. | Retrait de l’avis ou clôture du litige. | Consentement Intérêt légitime |
Quelles Durées Retenir Pour Une Politique De Conservation En France ?
En France, les durées les plus structurantes sont 10 ans pour les pièces comptables et factures, 5 ans pour de nombreuses preuves contractuelles et commerciales, 3 ans pour la prospection commerciale non sollicitée, et 5 ans après le départ pour plusieurs données RH utiles à la preuve sociale ou contractuelle.
Quels Points De Départ Faut-Il Documenter ?
La politique doit préciser le point de départ exact du délai : clôture de l’exercice pour la comptabilité, fin du contrat pour les clients et fournisseurs, départ du salarié pour les dossiers RH, dernière interaction pour les prospects, ou fin de la procédure de recrutement pour les candidats.
Quelles Données Nécessitent Une Vigilance Particulière ?
- Données de santé, biométrie, infractions et sanctions disciplinaires : elles doivent être limitées, cloisonnées et assorties de délais courts ou strictement justifiés.
- Logs, vidéosurveillance et contrôle d’accès : les durées usuelles sont courtes, sauf incident ou contentieux.
- Archives fiscales, sociales et comptables : elles doivent rester accessibles pendant les délais légaux, même après suppression des données actives.
Comment Transformer Ce Référentiel En Politique Opérationnelle ?
Il est recommandé de distinguer trois statuts : base active, archivage intermédiaire et suppression ou anonymisation. Les durées ci-dessous doivent être adaptées aux activités réelles de l’entreprise, aux obligations sectorielles et aux risques de contentieux.
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FAQs
C’est un tableau de référence qui recense les principales catégories de données utilisées par les organisations en France et indique les durées de conservation généralement applicables selon leur finalité, leur base légale et les obligations réglementaires.
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