KI-generierte Richtlinie für mobiles Arbeiten und Hybridarbeit für den Einsatz in Deutschland
PDF & Word - 2026 Aktualisiert

Die vorliegende Richtlinie für mobiles Arbeiten und Hybridarbeit soll klare Regelungen für mobiles Arbeiten und Hybridarbeit schaffen, um Flexibilität zu gewährleisten, die Work-Life-Balance zu fördern und die Produktivität im Unternehmen zu steigern.

Der rechtliche Rahmen dieser Richtlinie basiert auf dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und den betrieblichen Vereinbarungen, um eine rechtssichere Umsetzung zu gewährleisten.

Die Ziele des mobilen Arbeitens und der Hybridarbeit umfassen die Erhöhung der Flexibilität für Mitarbeiter, die Steigerung der Produktivität und die Förderung der Work-Life-Balance.

Diese Richtlinie tritt am 1. Januar 2024 in Kraft.

Die Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter des Unternehmens, nur wo eine freiwillige Vereinbarung oder individuelle Absprache für mobiles Arbeiten oder Hybridarbeit mit dem Mitarbeiter getroffen wurde, in Übereinstimmung mit den Grundsätzen des deutschen Arbeitsrechts, wonach mobiles Arbeiten nicht einseitig vom Arbeitgeber angeordnet werden kann.

Die Richtlinie umfasst die Definition von Arbeitsorten, Sicherheitsvorkehrungen und rechtliche Rahmenbedingungen in Deutschland, einschließlich Verweisen auf das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) für Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats und die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) für Anforderungen an Arbeitsstätten.

Vollzeitmitarbeiter und Teilzeitmitarbeiter sind in den Geltungsbereich der Richtlinie einbezogen.

Temporäre Mitarbeiter und Leiharbeitnehmer sind ebenfalls in den Geltungsbereich der Richtlinie einbezogen.

Mitarbeiter im Ausland und Produktionsmitarbeiter sind von dieser Richtlinie ausgenommen.

Eine Genehmigung des Betriebsrats ist für die Anwendung dieser Richtlinie erforderlich.

Mobiles Arbeiten umfasst die Ausübung beruflicher Tätigkeiten an verschiedenen Orten außerhalb des traditionellen Büros, unter Verwendung digitaler Technologien, unabhängig von festen Arbeitszeiten und -orten.

Hybridarbeit kombiniert mobiles Arbeiten mit Präsenzarbeit im Büro. Mitarbeiter wechseln bei der Hybridarbeit flexibel zwischen Homeoffice, mobilen Arbeitsorten und dem Firmensitz, um eine Balance zwischen individueller Produktivität und Teamzusammenarbeit zu erreichen.

Homeoffice bezeichnet die Durchführung von Arbeitsaufgaben im privaten Wohnbereich des Mitarbeiters, typischerweise mit Unterstützung durch den Arbeitgeber in Form von Arbeitsmitteln und Regelungen zur Datensicherheit.

Ein Glossar für weitere Begriffe ist im Anhang enthalten.

Das Unternehmen wendet das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in vollem Umfang an.

Das Unternehmen wendet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in vollem Umfang an.

Das Unternehmen wendet das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) in vollem Umfang an.

Das Unternehmen berücksichtigt das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hinsichtlich der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats sowie die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und die Arbeitsstättennutzungsverordnung für mobiles Arbeiten.

Für den Datenschutz im mobilen Arbeiten plant das Unternehmen die Einführung verschlüsselter VPN-Verbindungen, regelmäßige Schulungen zu Datenschutzthemen und die Nutzung von Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Zugriff auf Unternehmensdaten.

Der Betriebsrat ist vollständig an der Erstellung dieser Richtlinie beteiligt.

Mitarbeiter haben das Recht, auf arbeitsbezogene Kommunikationen außerhalb der vereinbarten Arbeitszeiten nicht zu reagieren (Recht auf Nichterreichbarkeit). Dies entspricht den Vorgaben des ArbZG, der EU-Arbeitszeitrichtlinie (umgesetzt in Deutschland) und dient der Vermeidung von Burnout sowie der Förderung der Work-Life-Balance.

Das Bundesarbeitsgericht hat in Urteilen (z. B. zur Erreichbarkeit und Ruhezeiten) klargestellt, dass eine ständige Erreichbarkeit nicht verlangt werden kann und die 11-stündige Ruhezeit einzuhalten ist. Das Unternehmen respektiert diese Grenzen durch klare Regelungen zu Kernzeiten und Nicht-Erreichbarkeit außerhalb vereinbarter Stunden.

Verfahren zur Respektierung der Grenzen umfassen: Keine Erwartung von Antworten auf E-Mails oder Anrufe außerhalb der Arbeitszeit, Nutzung von Abwesenheitsnotizen und die Förderung einer Kultur, die Burnout vorbeugt. Führungskräfte werden geschult, diese Rechte zu wahren.

Der Arbeitsplatz muss ausreichend Platz bieten, gute Beleuchtung haben, eine stabile Internetverbindung gewährleisten und frei von Störquellen sein. Präskriptive Details zu ergonomischer Ausrüstung (z. B. höhenverstellbare Schreibtische) sind empfehlend, aber nicht zwingend vorgeschrieben, solange die allgemeinen Anforderungen der ArbStättV erfüllt sind.

Datensicherheit und physische Sicherheit sind als Sicherheitsmaßnahmen für den mobilen Arbeitsplatz vorgeschrieben.

Eine Schulung zur Ergonomie für Mitarbeiter im mobilen Arbeiten ist vorgeschrieben.

Gemäß Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) ist eine Gefährdungsbeurteilung erforderlich. Mitarbeiter führen eine Selbstbewertung ihres häuslichen Arbeitsplatzes mit einer bereitgestellten Checkliste durch. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, private Wohnungen zu inspizieren, muss jedoch Anleitungen und Unterstützung bereitstellen.

Der Arbeitgeber stellt die notwendige Ausrüstung für den mobilen Arbeitsplatz bereit.

Das Unternehmen stellt die Hardware für mobiles Arbeiten bereit.

Das Unternehmen stellt einen Laptop, einen Monitor und eine Docking Station bereit.

Das Unternehmen stellt die notwendige Software für mobiles Arbeiten bereit.

Verschlüsselung, VPN-Nutzung und Zwei-Faktor-Authentifizierung sind als IT-Sicherheitsmaßnahmen in dieser Richtlinie vorgesehen. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß DSGVO umfassen regelmäßige Sicherheitsaudits und Zugriffsbeschränkungen.

Die Nutzung privater mobiler Geräte (BYOD) für die Arbeit ist nur unter strengen Bedingungen und mit einer separaten Vereinbarung erlaubt.

Mitarbeiter müssen ein IT-Sicherheitstraining bis zum 31. Dezember 2024 absolviert haben.

Dr. Anna Müller wird als Datenschutzbeauftragter im Unternehmen benannt. Die E-Mail-Adresse datenschutz@unternehmen.de soll für den Datenschutzbeauftragten verwendet werden. Die interne Datenschutzrichtlinie des Unternehmens ist unter der URL https://intranet.unternehmen.de/datenschutzrichtlinie abrufbar.

Falls anwendbar, wird eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäß DSGVO durchgeführt. Mitarbeiter sind verpflichtet, personenbezogene Daten in mobilen Setups nur gemäß den Vorgaben zu verarbeiten und Datenschutzvorfälle unverzüglich zu melden. Bei Datenschutzverletzungen mit personenbezogenen Daten erfolgt eine Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden.

Die Nutzung von VPN für alle mobilen Verbindungen ist verpflichtend. Laptop, Smartphone und Tablet sind als Gerätetypen für mobiles Arbeiten erlaubt. Die Verschlüsselung aller mobilen Geräte ist verpflichtend. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung mittels Authentifizierungs-App auf dem Smartphone ist für Systemzugriffe vorgeschrieben. Eine minimale Passwortlänge von 12 Zeichen gilt für alle Systeme.

Regelmäßige Schulungen zu Datenschutz und IT-Sicherheit sind für Mitarbeiter verpflichtend. Datensicherheitsvorfälle sind per E-Mail an die IT-Abteilung oder über die Hotline-Nummer zu melden. Bei einem Datensicherheitsvorfall muss der Mitarbeiter umgehend die IT-Abteilung per E-Mail oder Hotline informieren. Die IT-Abteilung bewertet die Situation, isoliert betroffene Systeme und dokumentiert den Vorfall gemäß DSGVO. Innerhalb von 24 Stunden erfolgt eine Meldung an den Datenschutzbeauftragten.

Arbeitszeiten umfassen die Zeit, in der Mitarbeiter aktiv an ihren Aufgaben arbeiten, einschließlich Meetings und administrativer Tätigkeiten, unabhängig vom Ort. Flexible Arbeitszeiten sind ein Kernmerkmal des mobilen und hybriden Arbeitens; feste Arbeitszeiten sind nicht zwingend vorgeschrieben, jedoch können Kernzeiten definiert werden.

Die Arbeitszeiten sind gemäß ArbZG aufzuzeichnen. Die Einhaltung der Höchstarbeitszeit (8 Stunden täglich, 40 Stunden wöchentlich, mit Ausgleich möglich) und der ununterbrochenen Ruhezeit von 11 Stunden pro Tag muss sichergestellt werden. Zeittracking-Tools müssen verwendet werden, um die Einhaltung der maximalen Arbeitszeiten zu gewährleisten.

Kurze Pausen von 10 Minuten und längere Mittagspausen von 30 Minuten sind als Pausenregelungen für das mobile Arbeiten implementiert.

Eine Verfügbarkeitspflicht für die Arbeitnehmer außerhalb der Arbeitszeiten ist nicht festgelegt.

Die täglichen Ruhephasen für die Arbeitnehmer betragen 11 Stunden.

E-Mail, Microsoft Teams, Slack und Telefonie über sichere VoIP-Systeme sind als Kommunikationswege erlaubt.

Alle Kommunikationen müssen verschlüsselt werden.

Videokonferenzen und Hybridmeetings sind als Formate für Meetings empfohlen.

Regelmäßige virtuelle Teambesprechungen, die Nutzung kollaborativer Tools wie SharePoint und klare Verantwortlichkeiten für Aufgaben sind für die Teamzusammenarbeit festgelegt.

Eine Nachtruhe ist vorgeschrieben, in der Mitarbeiter nicht kontaktiert werden dürfen. Die Zeiten für die Erreichbarkeit gelten Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr. Dies respektiert das Recht auf Nichterreichbarkeit.

Schulungen zur Burnout-Prävention werden für alle Mitarbeiter angeboten.

Die Verfügbarkeitspflicht wird definiert und flexible Arbeitszeiten werden erlaubt, um die Work-Life-Balance zu fördern.

Im Home-Office dürfen maximal 8 Stunden pro Tag gearbeitet werden, unter Einhaltung der ArbZG-Vorgaben.

Eine Bewertung der Gesundheitsrisiken im mobilen Arbeiten wird jährlich durchgeführt.

Zu Hause, in Cafés oder Co-Working-Spaces und auf Reisen sind die Arten der mobilen Arbeitsplätze, die in dieser Richtlinie berücksichtigt werden.

Eine detaillierte Gefahrenanalyse für die mobilen Arbeitsplätze ist in dieser Richtlinie vorgesehen.

Ergonomische Risiken, psychische Belastungen und umweltbedingte Risiken werden in der Gefahrenanalyse am mobilen Arbeitsplatz berücksichtigt.

Ergonomische Schulungen, die Bereitstellung von Laptop-Ständern und regelmäßige Pausen zur Vermeidung von psychischen Belastungen sind als Maßnahmen zur Risikominderung am mobilen Arbeitsplatz geplant.

Die gesetzliche Unfallversicherung gilt für mobile Arbeitsplätze.

Notfallpläne für den mobilen Arbeitsplatz sind in dieser Richtlinie integriert.

Notfallkontakte, Erste-Hilfe-Anweisungen und Krisenmanagement sind in den Notfallplänen für mobile Arbeitsplätze enthalten.

Der Arbeitssicherheitsspezialist des Unternehmens ist für die Risikobewertung am mobilen Arbeitsplatz verantwortlich.

Psychische Belastungen (z. B. durch ständige Erreichbarkeit in Hybridmodellen) werden umfassend adressiert. Der Arbeitgeber erfüllt seine Pflicht gemäß ArbSchG, psychische Belastungen zu vermeiden. Maßnahmen umfassen regelmäßige Umfragen zur Arbeitsbelastung, Förderung des Rechts auf Nichterreichbarkeit und Schulungen zur Stressprävention.

Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für die Ausstattung des Home-Office in der Regel durch Bereitstellung oder Erstattung gegen Belege. Pauschalen können gemäß den geltenden steuerlichen Regelungen (z. B. Homeoffice-Pauschale bis 6 EUR pro Tag, maximal 600 EUR pro Jahr) steuerfrei gewährt werden, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.

Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für Internetnutzung im Home-Office.

Der Arbeitgeber übernimmt die zusätzlichen Stromkosten im Home-Office.

Ein monatlicher Home-Office-Zuschlag und ein Zuschlag pro Home-Office-Tag sind für mobiles Arbeiten und Hybridarbeit eingeführt, sofern diese den steuerlichen Vorgaben entsprechen.

Die Reisekostenrichtlinie regelt die Erstattung von Ausgaben für Dienstreisen.

Mitarbeiter können Kosten für Verkehrsmittel, Unterkunft und Verpflegung geltend machen, sofern diese im Voraus genehmigt wurden.

Alle Belege müssen innerhalb von 14 Tagen nach der Reise eingereicht werden.

Das Unternehmen führt vor jeder Dienstreise ein Sicherheitsbriefing für die Mitarbeiter durch.

Auto, Zug, Flugzeug und Taxi dürfen die Mitarbeiter für Dienstreisen nutzen.

Das Unternehmen schließt eine umfassende Reiseversicherung für alle Mitarbeiter während Dienstreisen ab.

Datenschutz bei mobilen Geräten, Notfallkontaktpflicht, Gesundheitschecks vor Reisen und technische Sicherheitsvorkehrungen sind die Sicherheitsmaßnahmen, die die Mitarbeiter während Dienstreisen beachten müssen.

Die Mitarbeiter erhalten 0,30 EUR pro Kilometer für die Nutzung ihres privaten Autos bei Dienstreisen erstattet.

Leistung wird primär anhand erreichter Ziele und Ergebnisse gemessen, unabhängig vom Arbeitsort, mit Fokus auf Effizienz und Qualität der Outputs.

Die Leistungsbewertung erfolgt halbjährlich.

Regelmäßige Einzelfeedback-Gespräche zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, ergänzt durch ein digitales Feedback-Tool für kontinuierliche Rückmeldungen, sind der Mechanismus für das Feedback in der Leistungsbewertung.

Erreichte Projektziele, Qualität der Arbeit und Teamzusammenarbeit sind die Kriterien, die für die Leistungsmessung verwendet werden.

Schulungen zu effektiven Führungspraktiken in hybriden Teams, einschließlich Methoden zur zielorientierten Bewertung und Vermeidung von Überwachung, sind für Vorgesetzte geplant.

Eine Pflichtschulung zum Datenschutz für alle Mitarbeiter ist eingeführt.

Eine Pflichtschulung zur sicheren mobilen Arbeit für alle Mitarbeiter ist eingeführt.

Eine Pflichtschulung zur Nutzung von Tools für alle Mitarbeiter ist eingeführt.

Die Schulungen werden jährlich durchgeführt.

Eine Schulung dauert 2 Stunden.

Alle Mitarbeiter, die mobil oder in Hybridarbeit tätig sind, sind die Zielgruppe der Schulungen.

Online-Webinare und E-Learning-Module sind die Formate, die für die Schulungen verwendet werden.

Ein Nachweis über die Teilnahme an Schulungen wird verlangt.